การประยุกต์ใช้ Lean Management และ Google Approval เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสนับสนุน ค่าตีพิมพ์บทความวิจัย คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
Keywords:
ค่าตีพิมพ์บทความ, Lean Management, Google Approval, การพัฒนากระบวนการ, งานสนับสนุนการวิจัยAbstract
การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกระบวนการสนับสนุนค่าตีพิมพ์บทความระหว่างปีงบประมาณ 2560 - 2569 การศึกษาครอบคลุมข้อมูลคำขอรับสนับสนุนจำนวน 346 คำขอ จากนักวิจัยและคณาจารย์ 105 คน เพื่อวิเคราะห์ผลการดำเนินงานของกระบวนการในภาพรวม รวมทั้งการพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการการขอรับสนับสนุนค่าตีพิมพ์บทความ (Page Charge) ของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตหาดใหญ่ โดยประยุกต์ใช้หลักการ Lean Management ร่วมกับ Google Workspace ซึ่งประกอบด้วย Google Forms, Google Sheets และ Google Approval เพื่อทดแทนกระบวนการดำเนินงานแบบใช้เอกสารกระดาษ เปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการก่อนและหลังการพัฒนาในด้านจำนวนเอกสาร ระยะเวลาดำเนินการ และเวลาปฏิบัติงานด้วยเทคนิค Lean Process Analysis ขณะที่การประเมินประสิทธิภาพของกระบวนการก่อนและหลังการพัฒนาใช้การวิเคราะห์กระบวนการทำงานมาตรฐาน (Workflow Analysis) แยกต่างหาก ผลการวิจัยพบว่ากระบวนการที่พัฒนาขึ้นสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการดำเนินงานได้อย่างชัดเจน โดยลดจำนวนเอกสารจาก 15 แผ่น เหลือ 7 แผ่น คิดเป็นร้อยละ 53.33 ลดระยะเวลาดำเนินการจาก 32 วัน เหลือ 26 วัน คิดเป็นร้อยละ 19.20 และลดเวลาปฏิบัติงานภายในจาก 360 นาที เหลือ 165 นาที คิดเป็นร้อยละ 54.17 เมื่อเปรียบเทียบกับกระบวนการเดิมที่ใช้เอกสารกระดาษและการเวียนลงนามหลายลำดับชั้น โดยเฉพาะขั้นตอนการเสนออนุมัติและการติดตามสถานะเอกสารที่สามารถดำเนินการผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบได้ ผลลัพธ์ดังกล่าวสอดคล้องกับหลักการ Lean Management ที่มุ่งลดความสูญเปล่าด้านการรอคอย (Waiting) และการเคลื่อนย้ายเอกสาร (Transportation) ซึ่งเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการปฏิบัติงาน นอกจากนี้ กระบวนการยังช่วยสนับสนุนการดำเนินงานของงานการเงินและบัญชี โดยสามารถจัดเตรียมข้อมูลและเอกสารประกอบการเบิกจ่ายได้อย่างเป็นระบบ ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และลดความเสี่ยงจากความผิดพลาดในการจัดการเอกสาร คำขอที่เป็นไปตามหลักเกณฑ์การสนับสนุนของมหาวิทยาลัยและคณะได้รับการดำเนินการตามกระบวนการที่กำหนดครบถ้วนผ่านกระบวนการที่พัฒนาขึ้น การพัฒนากระบวนการครั้งนี้แสดงให้เห็นถึงศักยภาพของการประยุกต์ใช้ Lean Management ร่วมกับเทคโนโลยีดิจิทัลในการยกระดับประสิทธิภาพงานสนับสนุนการวิจัย และสามารถใช้เป็นต้นแบบสำหรับการพัฒนากระบวนการสนับสนุนด้านการวิจัยและการบริหารงานอื่น ๆ ในสถาบันอุดมศึกษาต่อไป
Downloads
References
ดนิตา จันทร์ขาว. (2564). การพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของภาควิชาการบริหารการศึกษา คณะศึกษาศาสตร์มหาวิทยาลัยบูรพา (รายงานวิจัย R2R10/2564). ชลบุรี: มหาวิทยาลัยบูรพา.
สำนักงานคณะกรรมการข้าราชการพลเรือน. (2561). ทักษะด้านดิจิทัลของข้าราชการและบุคลากรภาครัฐเพื่อการปรับเปลี่ยนเป็นรัฐบาลดิจิทัล. https://www.ocsc.go.th/?post_type=laws&p=42304
สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ. (2566). แนวทางการพัฒนาระบบราชการ 4.0. https://www.opdc.go.th/development/government4-0/history-government-40
Balzer, W. K. (2010). Lean higher education: Increasing the value and performance of University Processes (2nd ed.). UK: Productivity Press.
Lima, E. S., de Oliveira, U. R., Costa, M. C., Fernandes, V. A., & Teodoro, P. (2023). Sustainability in public universities through lean evaluation and future improvement for administrative processes. Journal of Cleaner Production, 382, 135318. https://doi.org/10.1016/j.jclepro.2022.135318
Prachumrasee, K., Ronghanam, P., Thonmanee, K., Phonsungnoen, P., Mangma, P., Setthasuravich, P., & Lowatcharin, G. (2024). From traditional to digital: Transforming local administrative organization workflows in Thailand through social listening tools. Social Sciences, 13(12), 666. https://doi.org/10.3390/socsci13120666
Scriven, P., Ledwith, A., & Nagle, T. (2024). Towards a lean digital transformation research framework: A literature review. Journal of Decision Systems, 33(S1), 63-77. https://doi.org/10.1080/12460125.2024.2354608
Womack, J. P., & Jones, D. T. (2003). Lean thinking: Banish waste and create wealth in your corporation (2nd ed.). New York: Free Press.
