การประยุกต์ใช้แนวคิด LEAN เพื่อพัฒนากระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสาร
Keywords:
การพัฒนากระบวนการ; ธุรการเอกสาร; LEAN; PDCA; VSMAbstract
งานวิจัยนี้ศึกษาปัญหาของกระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสารในสาขาวิทยาศาสตร์กายภาพ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยมุ่งเปรียบเทียบประสิทธิภาพของกระบวนการก่อนและหลังการนำแนวคิด LEAN และวงจรคุณภาพ PDCA มาใช้ เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพการดำเนินงาน โดยใช้เครื่องมือหลักในการวิเคราะห์ ได้แก่ LEAN และแผนที่สายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Mapping: VSM) กลุ่มตัวอย่างในการศึกษาประกอบด้วยอาจารย์ บุคลากรสายสนับสนุน นักศึกษา และผู้รับบริการ รวม 473 คน แบ่งเป็น อาจารย์และบุคลากรสายสนับสนุน 93 คน นักศึกษาระดับปริญญาตรี 340 คน และนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา 40 คน ผลการวิจัยพบว่ากระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการด้านเอกสารเดิมมีขั้นตอนที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน ส่งผลให้การให้บริการขาดประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม เมื่อประยุกต์ใช้ LEAN และ VSM พบว่าสามารถลดความสูญเปล่าจากกระบวนการที่ไม่ก่อให้เกิดมูลค่า เช่น การรอคอยและขั้นตอนซ้ำซ้อน โดยจำนวนขั้นตอนลดลงจาก 11 ขั้นตอน เหลือ 4 ขั้นตอน การใช้กระดาษถูกกำจัดทั้งหมด และระยะเวลาดำเนินงานลดลงจาก 2,340 นาที เหลือเพียง 20 นาที ผลการศึกษา ยังชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ และเพิ่มความสะดวกสบายให้แก่บุคลากรและผู้รับบริการ แนวทางการพัฒนาเพื่อให้กระบวนการและขั้นตอนการดำเนินการ ด้านเอกสารมีประสิทธิภาพอย่างยั่งยืน ควรดำเนินการพัฒนาดังนี้ พัฒนาศักยภาพบุคลากรโดยการอบรมเกี่ยวกับระบบเอกสารดิจิทัล ปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีความชัดเจนและลดความซับซ้อน เพิ่มประสิทธิภาพด้านการสื่อสารและเผยแพร่ข้อมูลผ่านช่องทางออนไลน์ ผลกระทบต่อองค์กรการประยุกต์ใช้ LEAN และ PDCA ส่งผลให้สาขาวิทยาศาสตร์กายภาพสามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ลดต้นทุนทรัพยากร และเพิ่มความพึงพอใจของผู้รับบริการ นอกจากนี้ การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลยังช่วยสร้างมาตรฐานใหม่ในการบริหารจัดการเอกสาร ส่งผลต่อการพัฒนาองค์กรในระยะยาว
References
เกษวรา อินทรฉิม. (2558). การประยุกต์ใช้แนวคิด Lean เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้บริการเอกสารรายงานวิจัยในห้องสมุด. วารสารวิทยบริการ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่, 26(2), 45-60.
กชกรณ์ ชุมพลวงศ์ และ ศักดิ์ดา ศิริภัทรโสภณ. (2561). การประยุกต์ใช้แนวคิด Lean ในการปรับปรุงกระบวนการผลิตคอลลาเจนชนิดผงของบริษัทโรงงานเภสัชอุตสาหกรรมเจ เอส พี (ประเทศไทย) จำกัด. วารสารการจัดการอุตสาหกรรม, 14(1), 12-25.
ตุลาพร นติเดชา. (2565). การใช้แนวคิด Lean เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานในฝ่ายสารบรรณ ฝ่ายสหกิจศึกษา และฝ่ายบัณฑิตศึกษา. วารสารบริหารธุรกิจและนวัตกรรม, 8(3), 78-94.
วิทยาลัยการจัดการ มหาวิทยาลัยมหิดล. (2564). แนวคิด Lean และการประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการองค์กร. กรุงเทพมหานคร, ประเทศไทย: สำนักพิมพ์แห่งจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย.
ศูนย์พัฒนาและฝึกอบรม Lean. (2563). การนำ Lean มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในองค์กร. กรุงเทพมหานคร, ประเทศไทย: ซีเอ็ดยูเคชั่น.
Deming, W. E. (1986). Out of the crisis. Cambridge, MA, USA: MIT Press.
Dumas, M., La Rosa, M., Mendling, J., & Reijers, H. A. (2018). Fundamentals of business process management. Berlin, Germany: Springer.
Liker, J. K. (2004). The Toyota way: 14 management principles from the world's greatest manufacturer. New York, NY, USA: McGraw-Hill.
