การปรับปรุงกระบวนการรับ - ส่งเอกสาร คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
Keywords:
การวิเคราะห์สภาพปัญหา, การปรับปรุงกระบวนการ, แนวคิดลีน, การรับ-ส่งเอกสารAbstract
งานวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อวิเคราะห์สภาพปัญหาและอุปสรรคในกระบวนการรับ - ส่งเอกสารของคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ โดยศึกษาทั้งด้านขั้นตอนการปฏิบัติงาน ปริมาณการใช้กระดาษ ค่าใช้จ่าย ระยะเวลา และความเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสาร รวมทั้งวิเคราะห์หาแนวทางการปรับปรุงกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดความสูญเปล่า โดยประยุกต์ใช้แนวคิดลีน (Lean Thinking) และหลักการ ECRSit (Eliminate, Combine, Rearrange, Simplify, Information Technology) ในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน พร้อมวิเคราะห์เปรียบเทียบผลก่อนและหลังการปรับปรุง (Pre-Lean และ Post-Lean) การศึกษาดำเนินการโดยวิเคราะห์กระบวนการผ่านการจัดทำแผนผังขั้นตอนการทำงาน (Process Flowchart), แผนผังสายธารแห่งคุณค่า (Value Stream Mapping: VSM), การวิเคราะห์กิจกรรมตามคุณค่า (Value-Added Analysis) และการวิเคราะห์ความสูญเปล่า (7 Wastes Analysis) เพื่อหาแนวทางลดขั้นตอนที่ไม่ก่อให้เกิดคุณค่าและประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศ SCI E-POST ในกระบวนการใหม่ ผลการวิจัยพบว่า กระบวนการรับ-ส่งเอกสารเดิมประกอบด้วย 15 ขั้นตอน ใช้เวลาเฉลี่ย 117 นาทีต่อฉบับ ใช้กระดาษ 3 แผ่นต่อฉบับ มีค่าใช้จ่าย 1.05 บาทต่อฉบับ และมีความเสี่ยงต่อการสูญหายของเอกสารสูง หลังการปรับปรุงกระบวนการ ลดเหลือ 8 ขั้นตอน ใช้เวลาเฉลี่ย 53 นาทีต่อฉบับ ลดการใช้กระดาษและค่าใช้จ่ายลงได้ 100 % และลดการสูญหายของเอกสารเป็นศูนย์ การนำระบบ SCI E-POST ช่วยลดการใช้กระดาษได้ปีละ 100,800 แผ่น ลดค่าใช้จ่ายปีละ 35,280 บาท และเพิ่มประสิทธิภาพในการติดตามสถานะเอกสาร กล่าวโดยสรุป การประยุกต์ใช้แนวคิดลีนร่วมกับเทคโนโลยีสารสนเทศในกระบวนการรับ - ส่งเอกสารของคณะวิทยาศาสตร์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน ลดทรัพยากร ลดระยะเวลา และลดความสูญเปล่าได้อย่างมีนัยสำคัญ และสามารถขยายผลเป็นแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการในหน่วยงานอื่นต่อไป
References
ดารินทร์ สุขแก้ว. (2563). การปรับปรุงกระบวนการคัดเลือกผู้บริหารสายสนับสนุน สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์. วารสารวิชาการ ปขมท, 9(2), 55-65.
ธัญญาภรณ์ บุญเพ็ชร. (2567). การปรับปรุงกระบวนการประเมินประเภทของโครงการวิจัยด้านความปลอดภัยทางชีวภาพ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์. วารสารวิชาการ ปขมท, 13(2), 143-153.
รัตตรินทร์ เรืองแจ่ม, และ วงศกร จ้อยศรี. (2563). การปรับปรุงกระบวนการจัดประชุมคณะกรรมการพิจารณาตำแหน่งทางวิชาการสถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์. วารสารวิชาการ ปขมท, 9(2), 44-54.
วิชญา จันทนา, และ วัชรพจน์ ทรัพย์สงวนบุญ. (2563). การปรับปรุงประสิทธิภาพกระบวนการผลิตเซรามิค: กรณีศึกษา โรงงานในจังหวัดสมุทรปราการ. วารสารวิทยาการจัดการ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์, 37(2), 58-83.
วิฐิณัฐ ภัคพรหมินทร์, และ ศวิษฐ์ ศรีเบญจภานนท์. (2564). การปรับปรุงวิธีการทำงานเพื่อลดความสูญเปล่าของกระบวนการ จัดเก็บวัตถุดิบในคลังสินค้า ด้วยเทคนิค Operation Analysis (กรณีศึกษาโรงงานอุตสาหกรรมชิ้นส่วนยานยนต์). วารสารบริหารธุรกิจและภาษา, 9(2), 64-77.
สำนักปลัดเทศบาล เทศบาลตำบลแม่จะเรา อำเภอแม่ระมาด จังหวัดตาก. (2566). คู่มือการปฏิบัติงานธุรการ การรับ - การส่งหนังสือราชการ. https://www.maejaroa.go.th/dnm_file/project/216173637_center.pdf
อติกานต์ ม่วงเงิน. (2562). การประยุกต์ใช้เทคนิคแบบลีน (ECRS+IT) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานระบบตู้รับคืน หนังสืออัตโนมัติ สำนักบรรณสารการพัฒนา สถาบันบัณฑิตพัฒนาบริหารศาสตร์. กรุงเทพมหานคร: สำนักบรรณสารการพัฒนา สถาบันบัณฑิตพัฒนบริหารศาสตร์.
