การปรับปรุงกระบวนการการบริหารงานประชุมวิชาการระดับชาติด้วยการประยุกต์ใช้แนวคิด LEAN และ ECRSit ภายในคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

Abstract

การบริหารจัดการประชุมวิชาการระดับชาติเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนและต้องการประสิทธิภาพสูงเพื่อให้สามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่นและลดความสูญเปล่าในการทำงาน งานวิจัยนี้มุ่งเน้นการประยุกต์ใช้แนวคิด LEAN และ ECRSit เพื่อปรับปรุงกระบวนการบริหารงานประชุมวิชาการระดับชาติภายในคณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ เพื่อแสดงประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่เกิดจากการปรับปรุงกระบวนการ จากผลการศึกษาพบว่า การนำแนวคิด LEAN มาช่วยในการปรับปรุงสามารถลดความซ้ำซ้อน ลดเวลาในการดำเนินการ และเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการได้ ขณะที่ ECRSit เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการรวมถึงการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการ ทำให้กระบวนการลดลงซึ่งสอดคล้องและส่งเสริมแนวคิด LEAN ผู้วิจัยได้ดำเนินการผ่านขั้นตอนการดำเนินการวิจัย 3 ขั้นตอน คือ 1) การวิเคราะห์กระบวนการ 2) การปรับปรุงกระบวนการโดยการนำแนวคิด LEAN และ ECRSit มาประยุกต์ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการ 3) การประเมินผลลัพธ์ มีการเปรียบเทียบกระบวนการก่อนและหลังปรับปรุงกระบวนการแล้ว โดยใช้สถิติพรรณนาในการวิเคราะห์ข้อมูล ได้แก่ ความถี่ (Frequency) ร้อยละ (Percentage) ซึ่งจากการดำเนินการวิจัยสามารถวิเคราะห์เปรียบเทียบกระบวนการเดิมและกระบวนการใหม่ พบว่า ลดการใช้กระดาษ จาก 6,032 แผ่น เหลือ 701 แผ่น ลดลงร้อยละ 88.38 ลดระยะเวลารอคอย จาก 193,725 นาที เหลือ 88,950 นาที ลดลงร้อยละ 54.27 ลดค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อกระดาษ จาก 1,206.40 บาท เหลือ 140.20 บาท ลดลงร้อยละ 88.38 จากการจัดงานประชุม 1 ครั้ง นอกจากนี้สามารถลดการใช้ทรัพยากรบุคคล ลดการขนส่งเอกสาร ลดกระบวนการที่ไม่จำเป็น ผลจากการปรับปรุงกระบวนการทำให้กระบวนการจัดงานประชุมวิชาการลดความสูญเปล่าตามหลัก LEAN และเพิ่มประสิทธิภาพอย่างเป็นรูปธรรม ที่สำคัญคือ กระบวนการบริหารจัดการเปลี่ยนแปลงไปถึงร้อยละ 99.97 ส่งผลทำให้ความพึงพอใจในการบริหารจัดการงานประชุมเพิ่มขึ้นร้อยละ 3.74 โดยรวมแล้วการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นช่วยให้การบริหารจัดการงานประชุมวิชาการระดับชาติภายในคณะวิทยาศาสตร์มีความคล่องตัวมากขึ้น ลดความสูญเปล่า และเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานอย่างเป็นรูปธรรม