การพัฒนาระบบแชทบอทบนแพลตฟอร์ม LINE Official Account เพื่อการบริหารจัดการยืม-คืนอุปกรณ์ กรณีศึกษา ภาควิชาระบบควบคุมและเครื่องมือวัด มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี

Abstract

เนื่องจากกระบวนการยืม-คืนอุปกรณ์ภายในภาควิชาฯ เดิมยังอาศัยการบันทึกข้อมูลด้วยเอกสารกระดาษ ส่งผลให้เกิดความล่าช้าในการให้บริการ ความผิดพลาดจากการบันทึกข้อมูล และข้อจำกัดในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลัง ดังนั้น งานวิจัยนี้จึงมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ศึกษาสภาพปัญหา วิเคราะห์ ออกแบบ และพัฒนาระบบแชทบอทบนแพลตฟอร์ม LINE Official Account สำหรับบริหารจัดการการยืม-คืนอุปกรณ์ และ 2) ศึกษาประสิทธิภาพการใช้งาน โดยเปรียบเทียบระยะเวลาก่อนและหลังใช้งานระบบ โดยทำการศึกษาจากกลุ่มตัวอย่างสำหรับทดสอบก่อนใช้งานจริงแบบเจาะจงจำนวน 11 คนและกลุ่มผู้ใช้งานจริง 163 คน ภายในภาควิชาวิศวกรรมระบบควบคุมและเครื่องมือวัด มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าธนบุรี เครื่องมือที่ใช้ในการวิจัยประกอบด้วย ระบบแชทบอทสำหรับจัดการข้อมูลการยืม-คืนอุปกรณ์ แบบบันทึกข้อมูลการใช้งานระบบ และแบบบันทึกเวลาการปฏิบัติงาน เพื่อใช้วิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานก่อนและหลังใช้งานระบบ โดยศึกษาสภาพปัญหาและความต้องการของผู้ใช้งานจริง ร่วมกับการวิเคราะห์กระบวนการทำงานเดิม แบ่งการวิเคราะห์การใช้งานจริงเป็น 2 ระยะเพื่อวิเคราะห์ข้อผิดพลาดและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ผลการวิจัยพบว่าระบบที่พัฒนาขึ้นสามารถรองรับการสืบค้นข้อมูลอุปกรณ์ บันทึกข้อมูลการยืม-คืน ตรวจสอบประวัติย้อนหลัง และสรุปข้อมูลการใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยสามารถลดระยะเวลาในกระบวนการดำเนินงานยืม-คืนจากเดิม 365.91 วินาที เหลือเพียง 51.95 วินาที (ลดลงร้อยละ 85.80) ผลการวิจัยแสดงให้เห็นว่าระบบสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการ ลดภาระงานเอกสาร ลดข้อผิดพลาดจากการปฏิบัติงาน และสนับสนุนการเปลี่ยนผ่านสู่การบริหารจัดการในรูปแบบดิจิทัล ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ข้อเสนอแนะจากงานวิจัยคือ การขยายผลนำระบบไปประยุกต์ใช้กับหน่วยงานอื่นที่มีลักษณะการบริหารจัดการทรัพยากรที่ใกล้เคียงกัน เนื่องจากตัวระบบมีความยืดหยุ่นและต้นทุนต่ำ จึงสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดขั้นตอนการดำเนินงานของหน่วยงานเหล่านั้นได้